Planning, Organizing, Actuating dan Controlling (POAC)

MANAJEMEN KOPERASI TENTANG POAC (PLANNING, ORGANIZING, ACTUATING AND CONTROLLING)

Menurut The Contemporary Bussiness Dictionary, manajemen mempunyai dua makna, yaitu pertama, proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan perusahaan untuk mencapai sasaran tertentu; kedua, para pemimpin perusahaan.
A. Fungsi-Fungsi Manajemen Koperasi
Dari literatur dapat dibaca pengertian tentang manajemen yang satu berbeda dengan yang lain, namun intinya sama. Pada hakikatnya manajemen dapat disimpulkan sebagai suatu rangkaian tindakan sistematik untuk mengendalikan dan memanfaatka segala faktor sumber daya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Maka ada dua unsur utama yang terdapat dalam pengertian manajemen, yaitu unsur pengendalian dan unsur pemanfaatan sumber daya.
Fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry (1964) adalah sebagai :
1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (organizing)
3. Pelaksanaan (actuating)
4. Pengawasan (controlling).
Keempat fungsi manajemen tersebut dirinci dan dijabarkan guna dilaksanakan dalam perangkat organisasi koperasi.
1. Perencanaan (Planning)
Fungsi ini mengidentifikasikan bahwa dalam pengelolaan perlu ada perencanaan yang cermat untuk dapat mencapai target yang ditentukan, baik untuk jangka panjang maupun pendek yang pembuatan program-program kegiatan-kegiatan serta saranasarana yang diperlukan untuk keterkaitannya dengan pihak ketiga.
Selain program-program tersebut juga perencanaan dalam pemasaran, keuangan, sumber daya manusia atau recuitment dalam menghadapi persainganpersaingan. Khusus bagi badan usaha koperasi, yang berbeda dengan bentuk badan usaha non-koperasi, perlu perencanaa yang dikaitkan dengan kedudukan para anggotanya, misanya bagi jenis-jenis koperasi pemasok (supply cooperatives) dan koperasi penyalur (marketing cooperatives). Para anggota jenis koperasi tersebut mempunyai wewenang untuk ikut menentukan patokan harga yang akan ditetapkan badan koperasi tersebut, sehingga perlu dipertimbangkan alternatif-alternatif harga patokan koperasi.
Pertanyaan:
1. Uraikan faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam unsur perencanaan!
2. Apa yang harus dilakukan oleh seorang manajer dalam sebuah koperasi sebelum merencanakan sebuah kegiatan/ organisasi?
2. Pengorganisasian (Organizing)
Fungsi ini mengfokuskan pada cara agar target-target yang dicanangkan dapat dilaksanakan, yaitu dengan menggunakan “wadah”/perangkat organisasi, yang intinya adalah :
- Membentuk suatu sistem kerja terpadu yang terdiri atas berbagai lapisan atau kelompok dan jenis tugas/pekerjaan yang diperlukan,
- Memperhatikan rentang kendali (span of control),
- Terjaminnya sinkronisasi dari tiap bagian atau kelompok lapisan kerja guna mencapai sasaran yang ditetapkan. Khusus bagi koperasi perlu pemikiran status dan batas-batas kewenangan dan hak para anggota koperasi, yaitu adanya “lembaga-lembaga” rapat anggota, pengurus, dan pengawas. Ketiga “lembaga” tersebut merupakan “tripartite” dalam organisasi koperasi, dimana satu dengan yang lain pelaksanaannya terpisah, namun ketiga-tiganya perlu dibina sebagai satu keutuhan.
Pertanyaan:
1. Uraikan faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam unsur pengorganisasian!
2. Apa tujuan dibuatnya sebuah organisasi bagi sebuah koperasi untuk kepentingan para anggotanya?
3. Pelaksanaan (Actuating)
Suatu gagasan atau konsep, meskipun telah tersedia wadah yang berupa organisasi dengan uraian-uraian tugas dan hirarkinya belum akan berjalan aktif tanpa dicetuskan/mengenai pelaksanaan dari tugas-tugas dalam organisasi tersebut Terry (1964) menyebutkan actuating means move to action. Karena itu untuk menggerakkan agar organisasi tersebut bisa berjalan dengan baik diperlukan pedoman-pedoman, instruksi-instruksi, ketetapan-ketetapan. Hal-hal tersebut harus dijabarkan dalam organisasi, yang mengatur ketetapan-ketetapan, instruksi-instruksi, pedoman-pedoman menjadi kewajiban lapisan-lapisan hierarchie dari atas sampai ketingkat pelaksana di lapangan/bawah. Rapat anggota sebagai lapisan teratas akan mengeluarkan kebijakan-kebijakan koperasi yang harus dilaksanakan pengurus dan pada gilirannya pengurus selaku pelaksana tertinggi akan mengeluarakan pedoman-pedoman, instruksi-instruksi kepada lapisan-lapisan kebawahnya, dan seterusnya. Demikian pula rapat anggota menerbitkan kewenangan bagi pengawas untuk mengadakan pantauan (monitoring) seberapa jauh kebijakan-kebijakan dilaksanakan pengurus. Bagaimanapun baiknya penugasan kepada lapisan bawahan, jika tanpa koordinasi antar kelompok/jenis tugas, maka hasilnya tidak akan memenuhi harapan. Lengkapnya pelaksanaan tugas-tugas harus ada koordinasi yang rapi, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran tugas atau tumpang-tindih pekerjaan-pekerjaan. Ini semua harus dijabarkan dalam pelaksanaan berorganisasi. Karena itu pada tingkat pelaksana atau kelompok pelaksana harus ada seorang atau perangkat tertentu yang mengadakan koordinasi. Hal tersebut akan terlihat dalam bagan organisasi, dimana ditentukan lapisan-lapisan koordinasi dari pelaksana. Secara bertingkat koordinasi diperlukan dari level/lapisan pelaksana paling bawah ampai yang tertinggi.
Pertanyaan:
1. Uraikan faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan dalam unsur prosedur pelaksanaan!
2. Bagaimana sikap seorang manajer/ pengurus untuk dapat menerapkan prosedur pelaksanaan dari masing-masing jabatan sehingga menciptakan suatu kinerja yang baik dan sesuai dengan tujuan organisasi?
4. Pengawasan (Controlling)
Untuk meyakinkan para pemilik perusahaan, dalam hal ini para anggota koperasi, maka rapat anggota perlu membentuk suatu badan diluar pengurus yang bertugas memantau atau meneliti tentang pelaksanaan kebijakan yang ditugaskan kepada pengurus. Badan tersebut adalah pengawas. Prinsip controling ini harus dijabarkan dalam organisasi koperasi. Selain controling tersebut dilakukan oleh pengawas, pengurus wajib mencipkatan suatu sistem pengendali atau biasa disebut “build in control”. Sistem kerja yang mengandung “build in control” perlu dijabarkan dalam organisasi, yang intinya adalah mengadakan “pemisahan tiga fungsi” yaitu :
- Fungsi otoritas atas suatu aset,
- Fungsi penyimpanan aset,
- Fungsi administrasi aset.
Dengan kata lain ketiga fungsi tersebut terpisah satu sama lain, tidak dalam satu tangan, tapi ketiga-tiganya merupakan suatu rangkaian yang saling terkait. Contoh: dalam pengelolaan keuangan. Kasir harus terpisah dengan petugas adminitrasi/pembukuan, dan petugas yang memberikan otoritas pengeluaran/penerimaan uang; demikian pula dalam pengurusan pergudangan dan inventaris lainnya. Ini semua guna menjamin agar pelaksanaan dalam organisasi bisa tertib dan teratur.
1. Mengapa unsur pengendalian (controlling) merupakan fungsi pengendalian yang penting dalam suatu organisasi terutama pada koperasi?
2. Apa tujuan utama dari sistem pengendalian/ pengawasan (controlling) bagi sebuah koperasi?

(Berbagai Referensi, disusun kembali oleh aan)